Olen viime aikoina keskittynyt tässä blogissa kirjoittamaan vapaa-ajastani Brysselistä ja erilaisista reissuista joita olen täältä käsin tehnyt, joten ehkä nyt olisi korkea aika kertoa myös vähän tästä työharjoittelustani, joka on syy miksi ylipäänsä tähän kaupunkiin kolme kuukautta sitten saavuin.
Suoritan työharjoitteluani siis Scancoming-nimisessä "incoming-matkatoimistossa" - tämän parempaa suomenkielistä vastinetta en keksi sanoille incoming tour operator tai destination management company. Mitä se sitten käytännössä tarkoittaa, niin Scancoming ei siis ole sellainen matkatoimisto, jonka kautta asiakkaat varaavat itselleen lomamatkoja jonnekin lämpimään, vaan Scancoming tekee yhteistyötä mm. suomalaisten matkatoimistojen kanssa ja hoitaa näiden asiakkaille esimerkiksi hotelli- ja ravintolavarauksia, lentokenttäkuljetuksia sekä opaspalveluita. Suurin osa varauksista taitaa kohdistua Brysseliin, mutta myös muihin Belgian kaupunkeihin ja Luxembourgiin.
Scancoming on suomalainen yksityisessä omistuksessa oleva yritys, joka perustettiin vuonna 1977 ja ensimmäinen toimipiste oli Lontoossa. Nykyään Scancoming toimii viidessä maassa ja seitsemässä kaupungissa Euroopassa: Englannissa (Lontoo), Ranskassa (Pariisi & Nizza), Irlannissa (Dublin), Belgiassa (Bryssel) sekä Espanjassa (Barcelona & Malaga). Tämä Brysselin toimisto perustettiin vuonna 2000 ja se sijaitsee Avenue Louisella, eli vähän tällaisella kaupungin "fancymmalla" alueella. Työntekijöitä täällä on tällä hetkellä kolme, joista yksi on suomalainen. Eli toimisto on aika pieni, mutta ilmapiiri sitten sitäkin parempi. :)
Ylemmässä kuvassa näkyy toimistomme keittiö ja alemmassa toinen työhuoneista. Täällä työskentelevät Tiina ja Tania, ja tuo oikea nurkkapöytä kuului ennen minulle, mutta nyt siinä istuu viime kuussa aloittanut uusi työntekijä Matthias. Täällä on siis myös toinen työhuone, jonka ovi pilkottaakin vähän tuolla ylemmässä kuvassa, ja nykyään mulla on sitten käytössäni ihan oma huone.
Täällä siis istun minä, ja vaikka oma työhuone kuulostaakin ehkä hienolta, niin ihan aina en siitä niin kovin innoissani ole. Onneksi voin edes kuunnella radiota, muuten olisi ajoittain aika hiljaista! Toinen huono puoli on, että tähän huoneeseen ei paista aurinko eikä lämmitys toimi kunnolla, joten vaikka ulkona olisi lähemmäs 20 astetta lämmintä, niin minä istun täällä kolme paitaa päällekkäin ja palelen silti... Muuta valittamista ei sitten olekaan. ;)
Mun työaika täällä on 9-17, mikä on ihan mukavaa niin säästyy epäinhimmillisen aikaisilta herätyksiltä. Mun joka päiväisiin tehtäviin kuuluu laskujen teko, erilaisten papereiden skannaaminen, postin haku ja avaaminen sekä varausten teko. Scancomingin asiakkaita on siis ihan yksittäiset (liike)matkustajat kuin ryhmätkin, ja mä hoidan noita individual-varauksia. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että aluksi saan esimerkiksi suomalaisen matkatoimiston agentilta sähköpostia, että asiakas tarvitsisi majoitusta vaikkapa nyt Brysselistä jollekin tietylle ajankohdalle. Joskus asiakkaalla on heti jokin tietty hotelli toiveena tai saan esimerkiksi jonkun kokouspaikan osoitteen, jonka läheisyydestä hotellia toivotaan, joskus taas täytyy lähettää takaisin hieman tarkentavia kysymyksiä, että minkä tasoista majoitusta tai mistä päin kaupunkia sitä hotellia halutaan. Tämän jälkeen sitten alan etsiä asiakkaalle sopivaa hotellia, ja jos asiakkaalla ei siis ole mielessä yhtä tiettyä hotellia, niin yleensä tiedustelen puhelimitse muutamasta eri hotellista saatavuutta ja hintaa, jonka jälkeen lähetän asiakkaallle tarjouksen hotellista. Mikäli asiakas sitten hyväksyy tarjouksen, niin teen varauksen hotellille. Joskus taas ensimmäisestä tarjouksesta ei löydy sopivaa vaihtoehtoa, ja pitää etsiä jotain muuta. Toisinaan varausta ei taas synny ollenkaan, mikä on tietysti aina vähän turhauttavaa kun on tehnyt "turhaa työtä", mutta toisaalta jokaisesta tapauksesta oppii jotain.
Tällaista tämä siis on! Noiden yllämainittujen asioiden lisäksi teen kaikenlaisia sekalaisia juttuja myös aina välillä, esimerkiksi välillä saatan käydä kaupassa ostamassa lisää paperia tai muita toimistotarvikkeita, teen hotellikuvauksia varausjärjestelmäämme Tourplaniin, vien kirjeitä postiin yms. Työ on ihan mukavaa silloin, kun tekemistä on, mutta hiljaisempina päivinä aika käy väistämättä pitkäksi kun toisinaan mulla ei ole kuin muutama varauksen teko päivässä. Ihmiset ei selvästikään enää nykyään käytä niin paljon matkatoimistojen palveluita varatessaan yksittäisiä matkojaan - sen sijaan ryhmävarauspyyntöjä tulee runsaasti, mutta niitä nyt en ainakaan vielä tee. En usko, että tämä on ihan sitä työtä, mitä tahdon tulevaisuudessa tehdä, sillä 8 tuntia tietokoneen ääressä istuminen on mun mielestä vähän puuduttavaa ja mieluummin olisin asiakkaiden kanssa tekemisissä kasvotusten. Hyvä puoli tässä on kuitenkin ollut se, että entisenä vähän puhelinkammoisena olen saanut rohkeutta siihen, kun joudun soittelemaan hotelleihin joka päivä ja hoitamaan asioita puhelimitse.
Jos vielä jäi jotain kysyttävää tästä työharjoittelustani, niin vastailen mielelläni!
































































